New York ve Londra gibi metropollerde işyeri maliyetleri gittikçe yükseliyor. Öte yandan çalışma tarzı gittikçe mobil hale geliyor.
Yani çalışanları işyerine bağlayan zincirlerden kurtarmak mümkün; üstelik bu maliyetleri de düşürüyor. İlk kez 1990’larda gündeme gelen ama dotcom balonu sönünce unutulan masa paylaşımı yöntemi şimdi yeniden gündemde. Financial Times’da çıkan bir yazı bu yöntemi enine boyuna araştırıyor. Fazla uzak olmayan bir gelecekte İstanbul’da da emlak maliyetlerinin yüksekliği masasını paylaşmak zorunda olan çalışanların sayısını artırabilir.
Merkezi Hollanda’da bulunan yatırım bankası ABN Amro’nun Londra’daki işyeri strateji başkanı Robert Wright için boş bir masa ziyan edilmiş bir fırsat demek. Robert Wright 18 ay önce ofiste sadece kendi bulunduğu katta bir tur atmış. Şimdi bu turun bankaya yılda on milyonlarca Euro tasarruf sağlaması bekleniyor.
Robert Wright’ın hedefi hem bankada sayıları hızla artan mobil ekiplerin ihtiyaçlarına uygun bir çevreye sahip olmalarını sağlamak hem de bunu yaparken alan kullanımını daha etkin kılmak. "Şunu biliyoruz ki işyeri alanı ne kadar verimli bir şekilde planlansa da hiçbir zaman tam olarak kullanılmaz" diyor Wright.
15 gün boyunca Robert Wright ve ekibi Londra’daki ofisin 6. katında her saat keşfe çıkarak kaç koltuk dolu kaç koltuk boş ve kaçı tutulmuş (arkasında ceket asılı) baktı kaydetti. Ortaya çıkan sonuç şuydu: Koltukların 3’te biri kullanılmıyordu. Yüzde 45’i kullanılıyordu yüzde 20’si de tutulmuştu.
Daha sonra bankanın bu katında yeni bir çalışma tarzı oluşturuldu. Çalışanların yüzde 40’ının sabit masası var. Geri kalan mobil çalışanlar kendi takımları için tasarlanan bölgelerdeki istedikleri masalara laptoplarını koyup çalışıyor. Her gün yerleri değişebiliyor ama ekip birbirinden ayrılmıyor. Aynı zamanda küçük toplantı odalarını kullanmak için çalışanların önceden rezervasyon yaptırması gerekiyor. Kıdemli yöneticilerin toplantı odaları onlar olmadığı zaman başkaları tarafından kullanıyor. Personel depoları paylaşılan alanlardaki dolaplara ya da mobil sütun tabanlarına kaldırılıyor. GEÇMİŞTE YAŞANAN BÜYÜK FİYASKO Denemenin başlarında 180 kişi katı paylaştı. Bugün bu rakam yüzde 73’lük kullanım oranı ile 220 kişiye çıktı. Sıradaki adım ise verimliliği geliştirmek. Yazılım tabanlı bir rezervasyon sistemi kurulacak çalışanların online olarak oldukları yerden sisteme girmeleri sağlanacak.
Fakat masaları paylaşma fikri hala pek çok yöneticinin kanını donduruyor. Çünkü "yeni teknoloji sizi zincirlerinizden kurtaracak" lafını daha önce de duymuşlardı. 1990’lardaki ilk internet patlaması sırasında artık kimse işyerine gelmek zorunda kalmayacak denmiş fakat dotcom balonu patlayınca bu ilk girişim başarısızlıkla sonuçlanmıştı.
En büyük fiyasko şu anda Omnicom’un sahip olduğu Amerikan reklam ajansı Chit/Day’de yaşanmıştı. 1994’te şirketin Los Angeles ve New York ofislerinde çalışanlara "concierge masasından bir laptop ve cep telefonu alın her gün çalışmak için kendinize başka bir yer bulun" denildi. Kısa sürede çalışanlar devasa alanlarda birbirlerinin izini kaybetti. Bazı yöneticiler elemanlarını günlerce bulamadı. Diğerleri toplantı odalarında illegal beylikler kurdu. Üstelik ekipman da herkese yetmiyordu. Bir de üstüne üstlük kağıt kullanımı yasaklanmıştı. Sonunda bu girişim fiyaskoyla sonuçlandı. ON YIL SONRA YENİDEN "Antropolojik olarak biz insanlar yuva yapmaktan ülkemizin sınırlarını çizmek ve onu korumaktan hoşlanırız" diyor Space to work (Çalışmak İçin Alan) kitabının yazarı Jeremy Myerson. "Eğer insanlara yer mülk vermezseniz bu onların dengelerini bozar. Eğer bir masaya bile değmiyorsam o zaman bu işyerindeki pozisyonum sallantıda diye düşünürler."
Bunu farkeden bazı şirketler şimdi masa paylaşımı sistemini getirirken çalışanlarına bu durumu telafi edecek daha uzun kontratlar daha cömert tatil teklifleri sunuyor.
Şu anda IT şirketleri masa paylaşımı yöntemini uyguluyor. Çalışanların çoğunlukla müşterilerin işyerlerini kullandığı büyük danışmanlık firmaları da bu sistemi kabul eden ikinci sektör oldu. Şimdi sıranın finans şirketlerine geldiği söyleniyor. Bunun bir nedeni maliyet çünkü bu şirketlerin bulunduğu yerlerin fiyatları çok yüksek. Örneğin Londra’nın merkezinde ticari mülklerin kira bakım ve hizmet işlerinin toplam maliyeti 2006’da bir önceki yıla göre yüzde 13 arttı. Şu anda bir ofis çalışanına 10 metrekare net alan tedarik etmek ortalama yılda 9 bin 500 sterline (18 bin 500 dolar) mal oluyor; bu alanın içinde 5.25 metrekarelik çalışma köşesi ve ortak kullanım alanları da (toplantı odası danışma veya depo gibi) yer alıyor. İkinci neden ise iş stillerinin değişmesi ve insanların mobil hale gelmesi.
Daha iyi bir işyeri düzeni için öncelikler nasıl belirlenmeli Alan kullanımını mümkün olduğunca çok izle:
İlk adım olarak ofiste turlar atamaya başla. Kullanılan kullanılmayan ve tutulmuş masaların sayılarını not al. Daha sonra kullanılmayan masaları rezerve etme olanağı sağlayan yazılım tabanlı bir sistem kur bu sayede daha sonra gerçek zamanda daha kesin veriler elde edebilirsin.
Ofis alanı ölçülerini standartlaştır:
ABN Amro’nun iş alanı strateji başkanı Robert Wright bankada çalışan her insan başına kaç metrekare net kullanım alanı düştüğünü hesaplamaya çalışıyor. Hatta bütün dünyada bütün şirketler için geçerli standart bir rakam bulunabileceğini düşünüyor. Sonra da buna uygun olarak kaynakların yeniden dağıtılabileceğini belirtiyor.
Takımların kimliklerini koru:
Eğer insanlara istediğin masaya otur diyorsan bunu mutlaka belli bir alan göstererek yap. Böylece takım yapısını korur aynı takımın çalışanları bir arada kalır. Sabit masalarda full time çalışanlar etraflarındaki diğerleri için bir "çapa" görevi üstlenebilirler.
Kişisel ve grup ihtiyaçları arasında bir denge yarat:
Esnek bir ofis bireysel ortak ve gizli aktiviteler için yer yaratabilmeli. Her ofis doğru alana sahip olmalı yöneticiler oda rezervasyonlarını ve çalışanların hareketlerini izlemeli.
İşler yalnış gittiğinde düzenlemeler yap:
"Geri beslemelere dikkat et ki değişiklik yapabilesin" diyor Wright: "Eğer insanlar endişelerini dinlediğini görürse daha iyi geri dönüşler elde edersin."
PwC masa paylaşımını yıllardır uyguluyor
Global denetim vergi ve danışmanlık hizmetleri şirketi PricewaterhouseCoopers masa paylaşımı sistemini yıllardır uyguluyor. PwC Türkiye Kıdemli İnsan Kaynakları Müdürü Christina Monterrey Çolpan "Yaklaşık 20 yıldır bu şirkette çalışıyorum. Ben kendimi bildim bileli sistem böyleydi" diyor. Bunun nedeni PwC çalışanlarının çalışma saatlerinin çoğunu müşterilerinin işyerlerinde geçirmeleri. Onların sistemi mobil çalışmanın bütün sektörlere yayılmasıyla birlikte başka sektörlerden işyerlerinin de geleceğinin nasıl olacağını gösteriyor. PwC’nin İstanbul ofislerinden biri bir plazanın 6 katına yayılmış durumda. Monterrey "Bu sistemdeki asıl amacımız herkesin her zaman ekip arkadaşlarıyla bilgi-görüş alışverişinde bulunabilmesi. Yerden tasarruf amacımız değil ama bu sistemin getirdiği bir artısı olabilir" diyor. Sistemin uygulanışını şöyle anlatıyor:
"Çalışanlarımız ikiye ayrılabilir saha elemanları yani müşteri ofislerinde çalışan elemanlar ve diğerleri. Şirketin üç ana departmanı denetim vergi ve danışmanlık hizmetlerindeki saha çalışanları ofise geldiklerinde ortak masa sistemini kullanırlar. Müdür olunca artık kendi odalarında çalışmaya başlarlar. Ofis ortamını oluştururken bir haftada ortalama kaç kişi ofiste çalışır diye düşünerek hesap ediyoruz. Müşteri portföyü çalıştığımız saat çalıştığımız kişi sayısını hesaba katıyoruz. Ama şunu söyleyebilirim ki hiçbir zaman hiç kimse ayakta kalmıyor! En kalabalık dönem Ekim ayında yeni mezunların işe başladıkları günler. Şu anda 900 çalışanımız var yüzde 65’i masa paylaşımı sistemiyle çalışıyor. Masa paylaşımı PwC’la bütünleşmiş bir sistem olduğu için buraya giren herkes bunu bilerek geliyor."
Monterrey Türkiye’de bu sisteme yeni geçecek şirketlerin çalışanlar tarafından tepkiyle karşılaşabileceğini söylüyor: "İnsanları alışık oldukları sistemden çıkarıp yeni bir sisteme geçirmek her zaman zor olur. Ama avantajları çok fazla olduğu için artıları ve eksileri bir araya getirip hangisi daha faydalı olacağını ortaya koymaları lazım."
Masalarını paylaşan PwC çalışanları
Herkesin eşyası kilitli dolaplarında
Selçuk Baştürk (Danışmanlık Kurumsal Performans İyileştirme) :Burada kimsenin belli bir masası yok. Kim ofisteyse istediği masada oturabiliyor. Bu nedenle masalarda kişisel eşya göremezsiniz. Kendi laptoplarımızı kullanıyoruz. Telefonlarımızı da masalardaki girişlere bağlıyoruz. Herkesin eşyalarını koyduğu kilitli dolapları var. Bu sistem bizim işimiz için ideal. Vaktimizin çoğunu müşteride geçiriyoruz bazen 3 ay ofis dışında oluyoruz.
Tek dezavantajı resminizi koyamamanız
Ayşe İnal (Denetim) :Ayda 1 hafta veya 4-5 gün burada oluyorum. Sürekli bir masanızın olmamasının tek dezavantajı resminizi çiçekli böcekli şeylerinizi koyamamanız. Açık ofis olmasının çok büyük yararı var. Denetime gittiğinizde birçok şey öğreniyorsunuz. Buraya geldiğinizde de bunların pekişmesi gerekiyor. Arkadaşınıza soruyorsunuz o size bir şey söylüyor böyle çok rahat öğreniyor insan.
Favori yerler cam kenarlarıdır önceden kapılır
Ozan Sıvacı (Danışmanlık Finansal Analiz) :Ofisi ayda ortalama iki hafta kullanıyorum. Benim favori masalarım var. Mesela cam kenarında oturmayı tercih ederim. Arkamdan ışık gelmesin diye sırtımı dolaba veya duvara veririm. Bilgisayar ekranı parlıyor ışık gelince. Tüm çalışanlar arasında da favori olan kapılan yerler var. Ofisin en yoğun olduğu zamanlar pazartesi sabahları en boş olduğu zamanlar cuma akşamüstleridir. Her bölmeyi (masayı) en az 2 en fazla 3 kişi paylaşırız. Anca yetiyor masalar. Ama memnunuz.
Aradığımız kişiyi bulamama durumu olmuyor
Ebru Giral (Denetim) :Ofiste aradığımız kişiyi bulamama durumu olmuyor. Çünkü Coligo adlı msn benzeri bir bağlantımız var kendi aramızda. Kimler ofiste görebiliyor kendi aramızda haberleşebiliyoruz. Same Time adlı sistem de ofis dışında olan kişilerle iletişimi sağlıyor. Kendimize ait bir masamız yok ama onun dışında bence iyi. Daha sıcak bir ortam var.
Konu: MASANIZI PAYLAŞMAYA HAZIR MISINIZ? 
